L’importance d’un bon logiciel de gestion de projet n’est plus à prouver. Il peut vous aider à organiser vos tâches, à suivre les progrès réalisés et à gérer la charge de travail des équipes. Il existe de nombreux outils de gestion de projet différents, alors comment savoir lequel est le meilleur pour vous ? Il y a plusieurs éléments à prendre en compte pour choisir le bon logiciel pour votre équipe. Jetons un coup d’œil à certains de ces points.
Quelle est la taille de votre équipe ?
Si vous avez une petite équipe, il est probable que vous utilisiez un outil basé sur le cloud ou une version hébergé. Si vous avez une équipe plus importante, vous pouvez envisager d’investir dans une solution hébergée ou une solution sur site. Pour une petite équipe, quelque chose comme un tableau Kanban ou une feuille de calcul peut suffire pour démarrer. Pour une équipe de taille moyenne, un outil de gestion de projet en ligne vous aidera à tout organiser, à suivre les progrès et à prendre le pouls de votre équipe. Pour une grande équipe, vous pouvez envisager une solution sur site qui vous permettra d’évoluer au fur et à mesure que votre équipe s’agrandit tout en assurant vos contraintes et obligations en matière de stockage des données.
Vous utilisez déjà un logiciel de gestion de projet?
Si votre équipe travaille actuellement avec un outil de gestion de projet particulier et ce, depuis un certain temps, il est peut-être préférable de s’en tenir à ce que vous connaissez. Si vous travaillez avec le même outil depuis longtemps et que vous vous y êtes habitué, passer à quelque chose de nouveau peut causer plus de tort que de bien à votre équipe. Si vous envisagez de changer d’outil, veillez à avoir une discussion honnête avec votre équipe sur les raisons de votre décision. Vous ne voulez pas imposer un changement dont votre équipe ne veut pas, simplement parce que vous êtes aux commandes.
Quels sont les outils déjà présents dans votre entreprise ?
Si votre entreprise dispose déjà d’un outil utilisé pour la gestion de projet ou la collaboration, cet outil peut être un bon point de départ pour choisir un nouvel outil. Il existe un certain nombre d’outils qui sont actuellement utilisés dans les entreprises, notamment Microsoft Sharepoint, Google Drive et Slack. Donc si vous utilisez actuellement un ou plusieurs de ces outils, vous pouvez en choisir un autre. Il existe également de nombreux fournisseurs de logiciels qui proposent la gestion de projet en tant que service (ou PMaaS).
Caractéristiques et fonctions qui sont les plus importantes pour vous
Quelles sont les principales fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de gestion de projet ? Qu’est-ce qui est le plus important pour vous dans un outil ? Qu’est-ce qui est le plus important pour vous dans un outil ? Vous constaterez peut-être que certains outils possèdent plusieurs des caractéristiques et fonctions que vous souhaitez, mais que d’autres n’en possèdent que quelques-unes. Lorsque vous choisissez un outil de gestion de projet, tenez compte des caractéristiques et des fonctions qui sont les plus importantes pour vous. Que recherchez-vous dans un outil de gestion de projet ? Rapports et analyses, diagrammes de Gantt, gestion des problèmes, collaboration entre équipes, suivi du temps, calendriers, gestion des risques, gestion des ressources, etc. Réfléchissez à ce que vous voulez dans un outil et à ce qui est le plus important pour vous et votre équipe.
Combien coûte l’outil de gestion de projet?
De toute évidence, le coût de l’outil que vous choisissez sera un facteur déterminant dans votre décision. Il existe plusieurs types d’outils de gestion de projet, et les prix peuvent varier considérablement en fonction du type de logiciel que vous choisissez. Il existe des solutions hébergées, des solutions sur site et des fournisseurs de logiciels en tant que service (SAAS) qui proposent une gestion de projet. Lorsque vous évaluez les outils potentiels parmi lesquels vous voulez faire votre choix, assurez-vous de tenir compte du coût. Si vous choisissez une solution hébergée, vous payez au fur et à mesure. Pour une solution sur site, vous aurez probablement à payer un montant unique ou un petit montant mensuel. Les fournisseurs de SAAS proposent souvent une tarification par abonnement avec une période d’essai gratuite.
L’étape finale : tester, mesurer et évaluer
Après avoir réduit votre choix, vous devez tester, mesurer et évaluer les outils en les utilisant dans un scénario réel. Vous pourrez ainsi vous faire une idée plus précise des outils et décider de ceux qui vous conviennent le mieux. Vous pouvez même envisager de créer un court programme pilote avec les outils que vous envisagez. Cela vous aidera à comprendre pleinement les avantages et les inconvénients de chacun. Vous pouvez également vous renseigner sur les intégrations disponibles pour les outils que vous envisagez. Il existe de nombreux facteurs à prendre en compte lors du choix d’un outil de gestion de projet. La taille de votre équipe, les outils déjà présents dans votre entreprise, les caractéristiques et fonctions les plus importantes pour vous et le coût de l’outil sont autant d’aspects importants à prendre en compte.
A retenir avant de choisir votre logiciel de gestion de projet
Lorsque vous êtes prêt à choisir le bon outil de gestion de projet pour votre équipe, vous devez garder plusieurs éléments à l’esprit. Premièrement, vous devez tenir compte de la taille de votre équipe. Deuxièmement, vous devez vous demander si vous utilisez déjà un outil. Troisièmement, vous devez tenir compte des outils déjà présents dans votre entreprise. Quatrièmement, vous devez tenir compte des caractéristiques et des fonctions qui sont les plus importantes pour vous. Cinquièmement, vous devez tenir compte du coût de l’outil. Enfin, vous devez tester, mesurer et évaluer les outils pour décider lequel est le meilleur pour vous et votre équipe.